Distancia és protokoll

A proxemika nem más, mint az egymással interakcióba lépő felek közötti távolságtartás - mint nonverbális kommunikációs eszköz - tana. Alapja a distancia, azaz a társadalmi és személyes tértartás, melynek problematikájával Edward T. Hall amerikai kultúrantropológus foglalkozott először, akinek kutatása és megfigyelése eredményeképpen a proxemika a kommunikáción belül szakterületté fejlődött. Munkája során Hall bizonyította, hogy a fizikai távolságtartás az egyik legalapvetőbb kommunikációs csatorna, mely egyben az egyén szociokulturális beágyazottságának egyik jellegzetes megnyilvánulási formája.

Hall a személyes teret zónákra osztotta, úgy, mint intim (0-60cm), személyes (60-120 cm), társasági (120-330cm) és nyilvános (330cm-).

A tértartás, a territórium és annak érzékelése függ az adott történelmi kortól és kultúrától, földrajzi elhelyezkedéstől és társadalmi stárusztól, rangtól,  no meg persze a személyek közötti személyes viszonyrendszertől. Másképp értelmezendő az európai- és másként az ázsiai kultúrkörben. Eltérő távolságra állnak egymástól az alá- és mellérendelt felek. De a személyes viszonyulás is determinálja azt, hogy milyen közel vagy távol helyezkednek a kommunikációs partnerek egy adott szituációban. Mondok egy példát: az érzelmi kötelékben álló felek között a kölcsönös, intim zónába történő elhelyezkedés – például férj-feleség relációban – természetes, míg ismeretlen felek között ez zavaró, kellemetlen közelséget jelenthet. Mindennapi tevékenységeink végzése során a feleket a személyes zóna választja el, míg az ismeretlenek egymástól a társasági zónában helyezkednek el. A nyilvános zóna egyirányú kommunikáció során jelenik meg, amikor az egyén egy csoporttal, közösséggel kommunikál.  Ez a típusú térbeli pozícionálás ösztönös: a kommunikáció során a felek tudattalanul helyezkednek el egymáshoz képest.

Három lépés távolság

Létezik ugyanakkor a távolságtartásnak egy korabeli tudatos, egyben protokollhoz köthető megtartása is. Az Osztrák-Magyar Monarchia korából ismerjük az ún. „három lépés távolságot”, melyet ildomos volt alkalmazni szignifikáns rangkülönbség esetén. Ez esetben kerülni kellett a bizalmaskodást, tehát az intim vagy személyes zóna helyett a társasági zónát kellett megtartani, amely mintegy három lépés távolságnak felel meg.

Hat lépés távolság

Stanley Milgram amerikai szociálpszichológus alkotta meg 1967-ben az „elkülönülés hat szintje” koncepciót az elvégzett kísérlete alapján, mely kimondja, hogy a világon minden ember elérhető bárki által egy olyan ismerősökből álló láncon keresztül, melynek nem több mint öt közvetítője van. Magyarul: két vadidegen ember átlagosan „hat lépés távolságra” van egymástól.

Ez az elgondolás kutatások egész sorát inspirálta, melynek következtében a  matematikus Manfred Kochen és a politológus Ithiel de Sola Pool, akik a fenti Milgram-kísérletben szintén közreműködtek, a kapott eredményt „kicsi a világ” effektusnak nevezett el, és hamarosan beépült a köztudatba is.

Másfél méteres távolság

Ma szintén tudatosan tarjuk a fizikai távolságot kommunikációs partnereinktől. Sőt, a kontaktmentes üdvözlés időszakában a kézfogás helyett kezdetben számos alternatíva jelent meg világszerte, elsősorban a világpolitika szereplőinek interpretálásában. A boka, a könyök vagy az ökölbe zárt kézfejek összeérintése véleményem szerint sem nem elegáns, sem nem meríti ki a kontaktmentesség fogalmát. Ilyenkor érdemes lenne az ázsiai kultúrkörben elterjedt meghajlással élni, persze csupán jelzésértékű módon, max. 20-30 fokos szögben a személyészlelés és a tiszteletteljes üdvözlés jeleként.

Digitális távolság

Az idén szintén precedensértékű korlátozások és tilalmak hatására a fizikai kapcsolattartás egy időre átköltözött az online erőtérbe. Sajnos általános jelenség, hogy a digitális etikett és kommunikáció helyes alkalmazása még gyermekcipőben jár hazánkban. Olyan hibákat követnek el nemzetközi szinten elismert közszereplők is, amely hibák logikus gondolkodás és körültekintő előkészítés mellett elkerülhetők lettek volna.

Hivatalos munkavégzés, online konferencia, állásinterjú, élő médiabejelentkezés, távtolmácsolás, digitális oktatás, vezetői meeting – ezek a leggyakoribb szituációk internet mediációs közegében, melyek során különösen ügyelni kell a részletekre és arra, mi látszik és hallatszik a „túloldalon”. Az alapvetéseket érdemes tehát mindazoknak megfontolnia, akik a személyes részvételt mellőző távkommunikáció platformján kénytelenek munkájukat végezni.

A technikai feltételek megteremtéséről ez a cikk most eltekint.

Itt érdemes megjegyezni, hogy a digitális diplomácia inkább a közölt információ tartalmi megnyilvánulását jelent, míg az online protokoll a formát és eljárást igyekszik professzionális keretek közé helyezni.

Digitális diplomáciáról, mely elsősorban képviselők és képviseleti intézmények, tágabb értelmezésben cégek, vállalatok esetében a legrelevánsabb; míg legtágabb értelmezésében nemzetállami szinten már „nation-brand”-ről beszélve egyetemi szintű képzésekben tudjuk ismereteinket bővíteni.

Ahogyan Lovász László a Magyar Tudományos Akadémia korábbi elnöke találóan megfogalmazta: „Az interneten mindent meg lehet találni, és mindennek az ellenkezőjét is.”

Itt a protokollhoz kapcsolódó legfontosabb ajánlásokat listázzuk az online bejelentkezések kapcsán - a teljesség igénye nélkül:                                                                                        

• amennyiben ülő helyzetben jelentkezünk, ne válasszunk nyikorgó széket, sem forgó fotelt, mert önkéntelenül is elkezdhetünk benne mozogni – ettől informálissá válhat a viselkedésünk;
• ne helyezkedjünk se túl közel, se távol a kamerához– derékig láthatóság elfogadott;
• ügyeljünk a kamera látószögére, mi vesz körül: legyen tisztaság, rendezettség, a témához és a szakmai kapacitásunkhoz illő tárgyak a háttérben;
• amennyiben állunk (pl. előadást tartunk), ajánlott derékig látszani, így a nonverbális eszközöket is láttatjuk;
• figyeljünk a fényviszonyokra, ne üljünk háttal a fénynek;
• öltözzünk fel az alkalomhoz illően, teljes öltözettel, mert nem lehet tudni, hogy mikor kell esetleg felállnunk;
• uraknak ing és nyakkendő online tárgyalás alkalmával is elvárt, magas szinten itt is az öltöny a megfelelő öltözet;
• hölgyeknek a hivatali öltözet darabja ajánlottak tetőtől talpig;
• megjelenésünk legyen ugyanolyan rendezett, mintha személyes találkozóra készülnénk;
• soha ne tegyünk semmi olyat a megbeszélés alatt, amelyet személyes találkozó alkalmával sem tennénk, még kikapcsolt kamera és mikrofon esetén sem;
• technikai próba esetén minden eszközt ellenőrizzünk;
• hosszabb tárgyalás esetén készítsünk az asztalra tollat, jegyzetfüzetet, tárgyalómappát, háttéranyagot, pohár vizet – mintha fizikai tárgyalásra készülnénk;
• amennyiben laptopról, note-vagy netbookról, avagy számítógépről jelentkezünk be, a mobiltelefont némítsuk le;
• online előadás esetén, amennyiben résztvevők chatüzeneteket, kérdéseket írhatnak, ajánlott valakit felkérni ezek kezelésére, mert az előadót megzavarhatják a bejövő üzenetek;
• ügyeljünk arra, hogy milyen felhasználónévvel és képpel jelentkezünk be – ajánlott a teljes nevet megadni mindenfajta fantázianév, becenév helyett, mert komolytalanná válunk a partner / résztvevők előtt;
• igyekezzük minden zavaró tényezőt, zajforrást kiszűrni.

Az online kapcsolattartás reméljük csak egy alternatív, temporális megoldás lesz jelen megváltozott helyzetben, mert nem helyettesíti a hagyományos delegációs programokat, rendezvények, találkozókat.

Ma már mindenkinek van digitális lábnyoma, legyen az magánszemély vagy intézmény. Ezért is rendkívül fontos mind a tartalom, mind a forma. Legyen az egy egyszerű poszt a közösségi médiafelületen, egy hashtaggel közzétett fotó, egy helymegjelöléssel megosztott link, egy röviden megfogalmazott gondolat, vagy egy teljes oldal, weblap, elektronikus levél.

A diplomácia és protokoll mindig is „people’s business” volt és az is marad.

Mind a szavak, mind a nonverbális kommunikációs jelek szintjén.

 „A szavak közti távolság többet árul el, mint maga a szó.” (Aharon Appelfeld)

Akit többet szeretne megtudni a 21. századi konvencionális offline viselkedéskultúráról és online protokollról, azoknak ajánlom szíves figyelmükbe az októberben megjelent 224 oldalas „Protokolltolmácsolás a diplomáciai és a nemzetközi kapcsolatok hátterében – Útmutató nem csak tolmácsoknak” c. könyvet, melynek ajánlását Benkő Tibor honvédelmi miniszter írta.

Bővebb információ: www.europrotokoll.hu

A szerző felajánlásával a könyv a Custodian Club tagjainak és a Bespoke Magazin előfizetőinek 2020. december 15-ig kedvezményesen, 4900 Ft-ért érhető el az europrotokoll@europrotokoll.hu címen történő rendeléssel a „BESPOKE” kód jelzésével.

Személyes átvétel a Magyar Kereskedelmi és Vendéglátóipari Múzeum (1036 Bp. Korona tér 1.) recepciójának ügyeletén H-P 8.30-16.00 óra között.